Home›Handleiding›Medewerker toevoegen

Tutorial 02 · ⏱ 4 minuten · Beginner

Medewerker toevoegen. Vast, parttime, oproep of stagiair.

Voordat je iemand kunt inplannen, moet die persoon in Backemp staan. In deze tutorial voeg je een medewerker of freelancer toe, wijs je profielen toe en koppel je WhatsApp.

Begin met stap 01 ↓← Terug naar handleiding

Wat je nodig hebt

✓Je bent ingelogd als Admin of Planner
✓Je hebt naam en e-mailadres van de medewerker bij de hand
✓Voor freelancers: het mobiele telefoonnummer (internationaal formaat)

Medewerkertypen — kies het juiste type

Het type bepaalt hoe de medewerker ingepland wordt en of een WhatsApp-uitnodiging nodig is.

TypeWat het betekentBevestiging

Medewerker (vast)Vaste krachtAutomatisch

Medewerker (parttime)DeeltijdkrachtAutomatisch

Medewerker (oproep)OproepkrachtAutomatisch

Medewerker (kantoor)KantoorfunctieAutomatisch

StagiairStagekrachtAutomatisch

FreelancerExterne kracht op factuurWhatsApp vereist

Vaste medewerkers worden direct ingepland zonder actie. Freelancers ontvangen een WhatsApp-uitnodiging en moeten zelf bevestigen.

Navigeer naar Beheer → Medewerkers

Ga in het linkermenu naar Beheer → Medewerkers. Je ziet een overzicht van alle medewerkers in jouw organisatie.

📸

Screenshot

Medewerkers-overzicht — tabel met naam, type, profielen en status

Klik op Nieuwe medewerker

Klik rechtsboven op de knop Nieuwe medewerker. Het aanmaakformulier opent.

📸

Screenshot

Knop 'Nieuwe medewerker' rechtsboven in het overzicht

Vul de basisgegevens in

Voornaam & Achternaamvereist

Wordt zichtbaar in alle overzichten en WhatsApp-berichten.

E-mailadresvereist

Dit is het inlogadres van de medewerker.

Rolvereist

Kies het juiste medewerkertype (zie tabel hierboven).

Wachtwoordvereist

Kies een tijdelijk wachtwoord. De medewerker kan dit later zelf wijzigen.

Telefoonnummer

Vereist voor WhatsApp-planning bij freelancers. Gebruik internationaal formaat: +31612345678.

Talen

Beïnvloedt de automatische prioritering bij diensten met een taalbehoefte.

📸

Screenshot

Formulier nieuwe medewerker — velden zichtbaar, rol-dropdown open met alle medewerkertypen

Profiel(en) toewijzen

Een profiel is de functie of het beroep van een medewerker — bijvoorbeeld Kelner, Barman, Technicus of Steward. Medewerkers kunnen meerdere profielen hebben.

Belangrijk

Bij het aanmaken van diensten zoekt Backemp alleen medewerkers met het juiste profiel. Een medewerker zonder profiel verschijnt niet in de planningslijst.

Klik op Profiel toevoegen en selecteer het juiste profiel. Voeg alle profielen toe die de medewerker kan uitvoeren.

📸

Screenshot

Profiel-sectie in medewerkerformulier — dropdown met beschikbare profielen open

Opslaan

Klik op Opslaan. De medewerker is aangemaakt en ontvangt een e-mail met inloggegevens.

📸

Screenshot

Bevestigingsmelding na aanmaken medewerker — succesbericht bovenaan pagina

WhatsApp controleren (alleen bij freelancers)

Als de medewerker een freelancer is, controleer dan na aanmaken:

→Is het mobiele nummer ingevuld in internationaal formaat (+31...)?
→Is het nummer actief op WhatsApp?

Is het nummer niet op WhatsApp actief? Dan ontvangt de medewerker geen uitnodigingen en schakelt Backemp automatisch door naar de volgende persoon op de wachtlijst.

📸

Screenshot

Medewerker-detailpagina — telefoonnummer en profielen zichtbaar

Rollen en rechten

Admin

Alles: medewerkers aanmaken, instellingen wijzigen, bedrijfsdata beheren.

Planner

Plannen, diensten aanmaken en medewerkers inplannen.

Medewerker

Eigen diensten inzien en bevestigen. Geen planningsrechten.

Veelgemaakte fouten

FoutOplossing

Medewerker verschijnt niet bij inplannenControleer of het juiste profiel is toegewezen

Freelancer ontvangt geen WhatsAppControleer of telefoonnummer is ingevuld in internationaal formaat (+31...)

Medewerker kan niet inloggenControleer of e-mailadres correct is; stuur wachtwoord opnieuw

Dubbele medewerker aangemaaktControleer overzicht op naam + e-mailadres voordat je aanmaakt

← Tutorial 01: Eerste project Alle tutorials →